De werkzaamheden van SW Vastgoedverbetering worden steeds vaker uitgevoerd volgens de RGS-methodiek (Resultaat Gericht Samenwerken). Binnen deze methodiek is het van belang dat op elk moment de staat van onderhoud in beeld is. Niet alleen voor SW, maar zeker ook voor de opdrachtgever. Rudy Staman, RGS-inspecteur voor de Regio Oost van SW, vertelt hoe een gestructureerde aanpak is ontwikkeld in de afgelopen periode.
Rudy is twee jaar geleden vanuit de bouwwereld bij SW Vastgoedverbetering komen werken. Waar bij zijn sollicitatie de vraag vanuit SW “heb je affiniteit met keuringen en het geautomatiseerd verwerken van data van keuringen?” een belangrijke was. Een paar maanden na zijn komst werd besloten de tool Property Plan binnen heel SW in te gaan voeren. Rudy is inmiddels bekend met alle mogelijkheden van deze tool en wil zijn ervaring graag delen.
Wat speelt er bij de klant?
Bij een nieuwe RGS-samenwerking worden gezamenlijk de prestatie-eisen vastgesteld. Een RGS-overeenkomst wordt voor langere tijd aangegaan, daarom is het belangrijk dat de afspraken en verwachtingen goed worden vastgelegd.
Door vooraf goede inspecties uit te voeren, kunnen gebreken in kaart worden gebracht, maatregelen worden voorgesteld en uiteindelijk wordt er een plan van aanpak opgesteld met bijbehorende meerjarenonderhoudsbegroting (MJOB).
Na uitvoering van de werkzaamheden wordt middels een keuringsplan gekeken of het project na oplevering voldoet aan de afgesproken prestatie-eisen. Hierna volgt een periode van monitoring middels tussentijdse keuringen en een eindkeuring voorafgaand aan het eerstvolgende uitvoeringsjaar.
Een goed onderbouwde en objectieve inspectie door Property Plan
Doordat een RGS-overeenkomst voor een langere periode wordt aangegaan, is een goede monitoring van groot belang. Rudy: “ Voorheen werd er nogal "geknutseld" met formats voor inspecties en keuringen in Word. Dit is tijdrovend en ook de lay-out is niet eenduidig en liet vaak te wensen over.” Doordat de prestatie-eisen vooraf worden ingevoerd in Property Plan kan nu snel een goed onderbouwde en objectieve inspectie of keuring worden verricht.
Property Plan is zeer gebruiksvriendelijk. Door middel van het invoeren van de gegevens in een tablet kunnen ter plaatse de gegevens worden verwerkt. De op locatie gemaakte foto's worden meteen op de juiste plaats in het keuringsrapport opgeslagen en gekoppeld aan de juiste prestatie-eis. Dit werkt zeer efficiënt. Rudy: ”De rapportage is klaar als ik in mijn auto stap. Mijn auto is inmiddels kantoor geworden.”
De belangrijkste voordelen van deze tool zijn:
- de inspecties zijn voorgedefinieerd in het programma;
- de prestatie-eisen kunnen per opdrachtgever of desgewenst per object/complex worden vastgesteld en worden gekoppeld aan de inspectie/keuring;
- er zijn uitgebreide opties om aanvullende informatie op te slaan. Deze informatie blijft beschikbaar in de online-versie, hierdoor ontstaan geen verschillende versies en is er geen versiebeheer nodig;
- de gegevens van de verschillende keuringen kunnen worden verzameld, waardoor er overzichten met keuringsresultaten kunnen worden opgesteld (big data).
Wat is het resultaat van deze aanpak en hoe draagt het bij aan PlanOptimaal?
Goede inspecties in het voortraject zorgen ervoor dat er goede onderhoudsplannen/-scenario’s worden gemaakt, waarbij risico’s, zowel technisch als financieel, goed worden afgedekt. Het uniforme inspectie- en keuringsproces zorgt ervoor dat onderbouwde en objectieve informatie vanuit de inspecties beschikbaar komt.
Sinds de introductie van Property Plan in regio Oost zijn er al ruim 400 objecten/complexen op een uniforme manier ingevoerd. De resultaten kunnen ook in overzichten worden vergeleken, iets dat voorheen met de losse Word-bestanden een stuk lastiger was. Door de resultaten van de keuringen te vergelijken met de prestatie-eisen krijgen we beter zicht op de door ons geleverde kwaliteit. Na analyse bespreken we de resultaten intern met onze voorlieden. Zo ontstaat een dynamisch leerproces waarbij we onszelf constant proberen te verbeteren.
Tenslotte helpen de duidelijke procedures en de verkregen data ons bij het VGO-Keur. Het voeren van dit keurmerk wordt vaak gevraagd door opdrachtgevers in de RGS-samenwerkingen. Een duidelijk en geborgd inspectie- en keuringsproces vormt een belangrijk onderdeel binnen zowel het VGO-Keur als de RGS-samenwerking.
Waar liggen nog kansen op het gebied van inspecties?
In de afgelopen periode zijn er forse stappen gezet, maar er liggen nog zeker een aantal kansen voor het oprapen. Als landelijk organisatie met verschillende regio’s, vestigingen en opdrachtgevers kunnen we veel van elkaar leren. Volgens Rudy is het daarom belangrijk om regelmatig ervaringen met elkaar te delen, zoals in de werkgroep PlanOptimaal. De aanpak zoals hij die hanteert werkt goed, maar andere inzichten kunnen natuurlijk altijd leiden tot verbetering.
Als inspecteur heeft Rudy al veel ervaring opgedaan en leert hij nog dagelijks. Door het gebruiksgemak leent Property Plan zich ook uitstekend voor andere inspecties en opnames. De uitgebreidere inspecties (scenario-inspecties etc.) kunnen door de “specialist” worden uitgevoerd, maar de eenvoudiger inspecties/keuringen kunnen prima door andere medewerkers worden gedaan. Hij pleit dan ook voor meer gebruikers van Property Plan; voorlieden, uitvoerders, projectleiders.
De tool Property Plan zelf ontwikkelt zich ondertussen ook en biedt nieuwe modules en een steeds completer pakket aan. Zo is het mogelijk onderling te communiceren over een complex waardoor veel bel-, e-mail- en appcontact overbodig wordt, omdat alles in hetzelfde systeem wordt vastgelegd. Een eenvoudige opmerking als “liever geen inspecties bij huisnummer 10” kan heel handig zijn.
