Planmatig onderhoud kan best complex zijn, mede omdat er zoveel verschillende vormen zijn en iedere opdrachtgever het net even anders doet. Dit vraagt om een klantspecifieke aanpak. Met PlanOptimaal brengen we de behoefte van de opdrachtgever in beeld en stemmen wij de gewenste werkwijze af. Per werkwijze is een gestandaardiseerd intern proces samengesteld en voorzien van werkdocumenten. Het resultaat: een optimale vorm van planmatig onderhoud dat past bij de gewenste werkwijze, de situatie en het gewenste eindresultaat. Regiomanager Arnoud IJkema vertelt hoe dit bijzondere concept tot stand is gekomen en nog steeds doorontwikkeld wordt.
Arnoud: “De onderhoudswereld verandert. Steeds vaker wordt er gekeken naar het samenvoegen van onderhoudssoorten en het combineren met verduurzamende werkzaamheden. Daarnaast wordt er steeds vaker gekozen voor een samenwerking tussen vastgoedonderhoudsbedrijven en corporaties om de complexiteit van onderhoud het hoofd te bieden. Binnen de sector is daarvoor de leidraad RGS (Resultaat Gericht Samenwerken) met haar 7-fasen model ontwikkeld. Voor veel partijen is deze stap te groot. Met ons concept PlanOptimaal kunnen wij met tussenstappen een samenwerking laten evolueren en doorontwikkelen.”
Het concept PlanOptimaal is ontwikkeld door een multidisciplinair team, een mix van UTA (uitvoerend technisch administratief) functieprofielen. Daarnaast is er contact geweest met alle vier SW-regio’s voor relevante input vanuit vraagstellingen die binnen het team zijn bedacht. Vervolgens is PlanOptimaal aan iedere regio gepresenteerd tijdens een digitale roadshow. De werkdocumenten zijn in iedere regio gedeeld en zijn voor iedereen toegankelijk.
Werkgroep PlanOptimaal voor een eenduidige werkwijze
Arnoud: “Om toe te zien op de juiste toepassing en doorontwikkeling van het concept is er een werkgroep opgezet. Ook fungeert de groep als vraagbaak voor de regio. De werkgroep bestaat uit een mooie mix van functieprofielen uit de verschillende regio’s. Ieder kwartaal komt de werkgroep samen onder begeleiding van Bob Egberink van strategisch ontwerpbureau INC samen.”
Tijdens deze sessies:
- wordt kennis gedeeld over de toepassing van het concept bij opdrachtgevers. Hierbij wordt aangegeven wanneer iets wel of juist niet werkt;- worden nieuwe ideeën of verbeterpunten aangedragen;
- worden verbeteringen doorgevoerd en werkdocumenten worden up to date gehouden;
- wordt er gekeken hoe er landelijk steeds eenduidig gewerkt wordt middels werkprocessen en werkdocumenten;
- is er kennisdeling via de werkgroep, daarnaast vertolkt ieder individueel werkgroeplid de vraagbaak functie binnen zijn/haar regio;
- is er een compleet SW RGS stroomschema uitgewerkt inclusief bijbehorende werkdocumenten gekoppeld aan het 7-fasenmodel van RGS.
Waar willen we in de toekomst naartoe?
Arnoud “ Wij streven naar het verder intensiveren van de samenwerking tussen de verschillende vestigingen en regio’s en willen nog meer toe naar een gemeenschappelijke huisstijl en uiting daarvan. PlanOptimaal moet voor iedere klant ingezet kunnen worden als leidraad om tot een betere/intensievere samenwerking te komen zonder dat een ieder haar eigen identiteit of waarde verliest.”
