Loading

Medewerkersportaal krijgt vorm

Medewerkersportaal krijgt vorm

28 november 2020

Onze vakmensen werken op bouwlocaties en bouwprojecten, verspreid door het hele land en komen relatief weinig op onze vestigingen. Dat maakt communiceren soms lastig. Met de nieuwe medewerkersportaal komt daar verandering in. ‘In de wandelgangen van SW Vastgoedverbetering hebben we het steeds over de urenapp, maar die benaming doet het medewerkersportaal te kort,’ stelt directeur bedrijfsvoering Koen Poppema vast. De verwarring over de benaming is niet zo vreemd. Het eerste onderdeel van de nieuwe medewerkersportaal is namelijk de urenregistratie. Koen: ‘Het portaal voorziet in een groeiende behoefte om efficiënt en rechtstreeks met alle medewerkers te communiceren. Op alle niveaus en vanuit alle elf vestigingen.’

Multifunctioneel platform
Het nieuwe portaal wordt straks het communicatieplatform waar medewerkers snel met elkaar kunnen communiceren. ‘Rechtstreekse communicatie is belangrijk,’ vertelt Koen. ‘Maar het is soms best lastig om iedereen te bereiken. De werktijden zijn divers en de locaties te verspreid om iedereen op hetzelfde tijdstip van informatie te voorzien. De communicatie gaat nu nog vaak over verschillende schijven en dat is straks dus verleden tijd.’

Urenapp
De eerste functie van het nieuwe portaal is dus de urenapp. Later zullen aan het platform nog meer functies toegevoegd worden. Denk aan veiligheid (VCA), projectdocumentatie  en andere rapportages en berichten van de directie. Zelfs kleding bestellen wordt in de toekomst aan de app van het portaal toegevoegd.

Gefaseerde invoering
De app wordt gefaseerd ingevoerd. ‘De medewerkers kunnen straks snel en eenvoudig hun uren registreren. Waar en wanneer ze maar willen, ’ voorspelt Koen. Hij vertelt dat de eerste interne testen afgerond zijn. Binnenkort gaat de eerste medewerker de app testen. Daarna een ploeg en zo zullen er wekelijks meer medewerkers en meer vestigingen gebruik gaan maken van de urenapp. ‘Een bewuste faseringsstrategie,’ vertelt Koen. ‘Dat geeft ons de mogelijkheid om eventuele oneffenheden er rustig uit te filteren. Je weet het nooit, ict kan nogal glibberig zijn. Hoe goed de voorbereidingen ook zijn, je weet pas of iets echt werkt als je het invoert. Liever een langzame en gefaseerde invoering waar af en toe nog iets in verbeterd kan worden, dan in een keer willen invoeren en ontdekken dat sommige functies op grotere schaal toch een bug opleveren.’

Samenwerking
De bouw van de medewerkersportaal en de urenapp gebeurt in samenwerking met ict-bedrijf  BeeProger. Dit bedrijf bouwde eerder al het klantenportaal van SW Vastgoedverbetering. De samenwerking beviel en bevalt nog steeds. Koen: ‘Het is een intensieve samenwerking. We zitten wekelijks bij elkaar en bouwen stap voor stap verder.’

Foutenreducering
Een urenapp voor medewerkers, hoe interessant is dat voor opdrachtgevers? Het is een vraag die Koen vaker krijgt. ‘Met dit nieuwe medewerkersplatform, waar de urenapp als eerste straks een feit is, maken we de communicatielijnen tussen onze vestigingen en bouwlocaties zo klein mogelijk. Dat betekent nog minder kans op fouten en een lerend vermogen dat vergroot wordt.’ Een ander voordeel is dat eventuele schade of specificaties voor veiligheid direct gedeeld kunnen worden. Koen: ‘Hoe meer we rechtstreeks communiceren, hoe efficiënter we zaken uit kunnen voeren.’

Schatkamer
In het medewerkersplatform komt ook het onderdeel Schatkamer. ‘Een ideeënbus waar medewerkers direct hun ideeën kunnen droppen,’ legt Koen uit. Via een aantal standaardvragen kunnen medewerkers gestructureerd verbetervoorstellen indienen. Zodat de collega die verantwoordelijk is voor nader onderzoek en uitvoering van het idee daar direct mee aan de slag kan. Medewerker en de verantwoordelijke collega zien in real time wat de vorderingen van het idee zijn. Koen hoopt dat dit nieuwe ideeën zal stimuleren. ‘Verbetervoorstellen die uitgewerkt worden vergroten de betrokkenheid en dat komt de organisatie altijd ten goede.’

(dit artikel verscheen eerder in NieuwSWaarde, november 2019)